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Guide d'utilisation de la facturation

Pour les praticiens dentaires Créer des factures, gérer les remises, enregistrer les paiements et suivre les soldes dans Zermmi

Aperçu

Zermmi convertit automatiquement les procédures dentaires terminées en factures, suit les paiements et gère les soldes des patients.

Fonctionnalités clés :

  • Création automatique de factures à partir des visites
  • Remises par article et globales
  • Paiements en plusieurs versements
  • Suivi des soldes
  • Génération de PDF et envoi par email
  • Paiements par code QR suisse
  • Frais administratifs (annulation, absence)

Pages connexes :

  • Charting dentaire - Compléter les visites et créer des factures
  • Données > Onglet Finance - Voir et gérer toutes les factures
  • Profil patient - Voir l'historique des factures du patient

Création de factures à partir des visites

Flux de travail de base

  1. Naviguer vers Charting dentaire → Ouvrir le patient → Sélectionner l'onglet Charting/Odontogramme
  2. Ajouter des procédures → Sélectionner depuis le catalogue → Les procédures apparaissent dans la liste des procédures en attente
  3. Ajuster les tarifs (optionnel) → Cliquer sur le montant → Appliquer une remise ou modifier le prix
  4. Appliquer une remise globale (optionnel) → Cliquer sur l'icône d'ajustement → Définir remise/supplément
  5. Terminer la visite → Le système crée automatiquement une facture pending_checkout

Astuce : Le statut pending_checkout = brouillon. Vous pouvez encore modifier les tarifs, ajouter des frais administratifs et appliquer des remises.

Alternative : Plans de traitement

  • Planifier le traitement → Sauvegarder les procédures sans créer de facture
  • Créer un plan → Générer un plan de traitement/devis pour le patient

Tarification assurance vs. privée

Bouton "Remboursé par l'assureur" (en bas de la liste des procédures en attente) :

ACTIVÉ : Tarifs d'assurance standard (multiplicateur 1.00×) DÉSACTIVÉ : Multiplicateur personnalisé de la clinique (ex : 1.3× pour les patients privés)

Exemple :

  • Base : 50 points, Multiplicateur de la clinique : 1.3
  • Privé (bouton DÉSACTIVÉ) : 50 × 1.3 = CHF 65.00
  • Assurance (bouton ACTIVÉ) : 50 × 1.00 = CHF 50.00

Notes :

  • Le bouton s'applique à toutes les procédures de la visite
  • Peut être modifié avant de terminer la visite
  • Les tarifs sont verrouillés une fois la facture créée
  • Les tarifs individuels peuvent toujours être modifiés manuellement

Gestion des remises

1. Remises par article

Utiliser pour : Tarification spéciale sur des procédures spécifiques

Comment appliquer :

  1. Cliquer sur le montant dans la liste en attente ou le dialogue de facture
  2. Choisir pourcentage (10%) ou montant fixe (CHF 50)
  3. Ajouter des notes optionnelles
  4. Sauvegarder

2. Remises globales

Utiliser pour : Remises à l'échelle de la clinique, offres de paiement intégral, suppléments

Comment appliquer :

  1. Ouvrir le dialogue de facture → Barre latérale → Cliquer sur le montant total
  2. Entrer la remise (négatif) ou le supplément (positif)
  3. Choisir pourcentage ou montant fixe
  4. Ajouter la raison
  5. Sauvegarder

Supprimer : Cliquer sur le bouton × (Supprimer l'ajustement)

Note : Les remises totales ne sont modifiables que lorsque le statut est pending_checkout

Exemples de remises

| Scénario | Type | Action | |----------|------|--------| | 10% de remise sur couronne | Par article | Modifier tarif couronne → remise 10% | | CHF 50 de remise sur total | Globale | Modifier total → -CHF 50 | | 5% remise familiale | Globale | Modifier total → remise 5% | | Supplément paiement tardif | Globale | Modifier total → montant positif |

Fonctionnalités du dialogue de facture

Ouvrir : Page Données → Onglet Finance → Cliquer sur la ligne de facture

Sections du dialogue

1. En-tête

  • Numéro de facture, nom du patient, badge de statut, solde dû
  • Boutons d'action :
    • Enregistrer paiement (vert) → Quand solde > 0
    • Envoyer facture (icône email) → Quand émise/payée
    • Télécharger PDF → Toujours disponible

2. Contenu principal

  • Infos clinique, date de facture, détails patient
  • Tableau de traitement avec procédures, codes, dents, quantités, prix
  • Frais administratifs (le cas échéant)

3. Barre latérale

  • Totaux : Sous-total, ajustement, total, payé, solde dû
  • Historique de paiement : Tous les paiements avec dates, méthodes, notes
  • Code QR : Paiement QR suisse (quand émise + IBAN valide)
  • Ajouter frais administratif (pending_checkout uniquement)

Frais administratifs

Frais par défaut disponibles :

| Type de frais | Montant | Quand utiliser | |----------|--------|-------------| | Annulation tardive | CHF 50 | Rendez-vous annulé < 24 heures avant | | Absence | CHF 50 | Patient ne se présente pas |

Ajout manuel :

  1. Ouvrir facture pending_checkout → Barre latérale → Ajouter frais administratif
  2. Sélectionner frais dans le menu déroulant → Cliquer sur Ajouter
  3. Frais ajouté comme ligne, total recalculé

Intégration calendrier (automatique) :

Annulation tardive :

  • Annuler rendez-vous dans le calendrier
  • Si < 24 heures : Choisir Facturer frais ou Renoncer aux frais
  • Si facturer : Facture créée automatiquement avec frais CHF 50
  • Aperçu de la facture apparaît immédiatement

Absence :

  • Marquer rendez-vous comme absence dans le calendrier
  • Choisir Facturer frais ou Renoncer aux frais
  • Si facturer : Facture créée avec frais d'absence CHF 50

Bonnes pratiques :

  • Revoir la politique d'annulation avec les patients à l'avance
  • Utiliser "Renoncer aux frais" pour les urgences
  • Documenter les frais renoncés dans les notes

Menu d'actions de ligne (⋮)

Depuis l'onglet Finance, chaque facture a :

  • Voir → Ouvrir dialogue de facture
  • Envoyer facture → Email au patient
  • Enregistrer paiement → Saisie rapide de paiement
  • Télécharger PDF → Obtenir fichier PDF
  • Voir patient → Ouvrir profil patient
  • Annuler facture → Annuler la facture (irréversible)

Enregistrement des paiements

Étapes rapides

  1. Ouvrir facture → Cliquer Enregistrer paiement
  2. Remplir les champs :
    • Montant (requis) → Par défaut au solde dû
    • Date (requis) → Par défaut à aujourd'hui
    • Méthode (requis) → Espèces, Carte, TWINT, Virement, Assurance, Autre
    • Notes (optionnel) → Numéros de chèque, IDs de transaction
  3. Cliquer Sauvegarder
  4. Paiement enregistré, solde mis à jour, statut peut changer

Scénarios de paiement

Paiement intégral :

  1. Ouvrir facture → Enregistrer paiement → Utiliser montant pré-rempli → Sauvegarder
  2. Statut → paid

Paiements partiels :

  1. Enregistrer premier paiement (ex : CHF 500 sur CHF 1500)
  2. Ajouter note : "Premier de 3 paiements"
  3. Solde mis à jour à CHF 1000
  4. Répéter pour les paiements suivants
  5. Dernier paiement → Statut passe à paid

Assurance + Patient :

  1. Enregistrer paiement assurance (CHF 800, méthode : Assurance)
  2. Enregistrer paiement patient (CHF 400, méthode : Espèces)
  3. Statut → paid

Changements de statut

| Avant | Paiement | Après | |--------|---------|-------| | pending_checkout | Tout | issued | | issued | Partiel | issued | | issued | Intégral | paid |

Historique de paiement

  • Tous les paiements sont immuables (ne peuvent être modifiés/supprimés)
  • Affiche montant, date, méthode, horodatage, notes
  • Contacter l'administrateur si correction nécessaire

Onglet Finance

Accès : Page Données → Onglet Finance

Colonnes du tableau

N° facture, Patient, Statut, Praticien, Date émission, Date paiement, Total, Montant payé, Solde dû, Actions

Filtres

  • Statut : Tous, En attente, Émise, Payée, Annulée
  • Plage de dates : Aujourd'hui, Cette semaine, Ce mois, Cette année, Personnalisé
  • Praticien : Tous ou praticien spécifique
  • Recherche : Nom du patient ou numéro de facture

Trouver les patients avec un solde

  1. Filtrer par statut : Émise
  2. Trier par colonne Solde dû
  3. Les soldes les plus élevés apparaissent en premier

Utiliser pour : Rapprochement quotidien, revue des créances, suivi des paiements

Export

Cliquer Exporter → Exporter tout ou Exporter visible → Téléchargement CSV

Pagination

50 factures par page. Utiliser les boutons Précédent/Suivant ou les numéros de page.

Statuts de facture

1. En attente de validation (Brouillon)

  • Facture créée mais non émise
  • Modifiable : tarifs, remises, lignes
  • Actions : Modifier, ajouter frais admin, enregistrer paiement, annuler
  • Suivant : Revoir → Émettre ou enregistrer paiement

2. Émise

  • Finalisée et envoyée au patient
  • Non modifiable : tarifs et remises verrouillés
  • Actions : Enregistrer paiement, envoyer email, télécharger PDF, annuler
  • Suivant : Attendre paiement → Enregistrer à réception

3. Payée

  • Entièrement payée, solde = CHF 0
  • Actions : Télécharger PDF, envoyer email, voir historique
  • Suivant : Archiver ou exporter

4. Annulée

  • Annulée, plus valide
  • Lecture seule : Ne peut être modifiée, payée ou réactivée
  • Quand : Facture incorrecte, traitement annulé, doublon

Flux de statut

pending_checkout → (enregistrer paiement) → issued → (paiement intégral) → paid
       ↓
    (annuler) → void

Règles de statut

pending_checkout : Peut modifier, ajouter frais, annuler, enregistrer paiement issued : Peut enregistrer paiement, envoyer email, télécharger PDF, annuler (si aucun paiement) paid : Peut télécharger PDF, envoyer email, voir historique void : Lecture seule

Dépannage

Impossible d'enregistrer un paiement

Causes :

  • Facture entièrement payée (solde = 0)
  • Facture annulée
  • Permissions insuffisantes

Solution : Vérifier solde, statut et rôle utilisateur

Impossible de modifier les tarifs

Cause : Statut est émise, payée ou annulée

Solution :

  • Tarifs modifiables uniquement en pending_checkout
  • Si émise : Annuler et créer nouvelle facture, ou enregistrer paiement ajusté avec note

Impossible d'ajouter des frais administratifs

Cause : Statut n'est pas pending_checkout

Solution : Frais administratifs uniquement pour factures brouillon. Annuler et recréer si nécessaire.

Impossible d'envoyer un email

Causes :

  • Facture est pending_checkout (doit être émise d'abord)
  • Patient n'a pas d'email
  • Service email indisponible

Solution : Émettre facture, ajouter email patient, ou télécharger PDF et envoyer manuellement

Code QR n'apparaît pas

Causes :

  • Facture est pending_checkout (émettre d'abord)
  • IBAN de la clinique non configuré
  • Détails bancaires invalides

Solution : Émettre facture, contacter admin pour configurer IBAN

Paiement enregistré incorrectement

Solution :

  • Les paiements sont immuables par conception
  • Contacter admin pour ajustement base de données
  • Ou enregistrer paiement compensatoire avec notes

Statut ne passe pas à Payée

Causes :

  • Paiement < solde dû
  • Erreur d'arrondi (CHF 0.01 restant)
  • Délai système

Solution : Vérifier solde, enregistrer montant restant, ou actualiser la page

Impossible d'annuler la facture

Causes :

  • Paiements déjà enregistrés
  • Permissions insuffisantes
  • Facture déjà payée

Solution : Peut nécessiter assistance admin ou créer note de crédit

Solde ne correspond pas à la banque

Étapes :

  1. Exporter données de facture en CSV
  2. Comparer avec relevé bancaire
  3. Vérifier paiements manquants/dupliqués
  4. Vérifier méthodes de paiement séparément
  5. Vérifier factures annulées
  6. Revoir dates de paiement

Bonne pratique : Rapprocher quotidiennement

Résumé

Référence rapide

| Tâche | Emplacement | Étapes | |------|----------|-------| | Créer facture | Charting dentaire | Terminer visite → Auto-créée | | Appliquer remise | Barre latérale facture | Cliquer total → Entrer remise | | Enregistrer paiement | Dialogue facture | Enregistrer paiement → Remplir → Sauvegarder | | Envoyer facture par email | Dialogue facture | Bouton Envoyer facture | | Voir soldes | Onglet Finance | Colonne Solde dû | | Annuler facture | Onglet Finance | Menu ligne ⋮ → Annuler |

Concepts clés

  1. Création automatique → Terminer la visite crée une facture pending_checkout
  2. Deux niveaux de remise → Par article (spécifique) et total (globale)
  3. Paiements flexibles → Versement unique ou multiples, historique immuable
  4. Piloté par statut → pending_checkout (modifiable) → issued (finalisée) → paid (complète) → void (annulée)
  5. Tableau de bord Finance → Voir tout, filtrer, identifier soldes, exporter
  6. Frais administratifs → Annulation tardive (CHF 50) et absence (CHF 50) disponibles automatiquement depuis le calendrier

Version du document : 1.0 Dernière mise à jour : 2025-10-30 Docs connexes : Guide d'utilisation du calendrier, Gestion des patients et contacts

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